Avantages et inconvénients du système de gestion de documents

Les systèmes de gestion de documents sont des systèmes électroniques conçus pour gérer, stocker, distribuer et archiver des documents. Ces systèmes sont courants dans les entreprises et les systèmes éducatifs et agissent comme des classeurs numériques. Les systèmes de gestion de documents sont également connus sous le nom de « systèmes de gestion de contenu » car ils peuvent stocker de l'audio, de la vidéo et d'autres types de médias en plus des documents.

Espace physique

Les systèmes de gestion de documents stockent souvent des informations sur des serveurs ou d'autres systèmes informatiques puissants. Ces espaces de stockage électroniques occupent souvent moins de place que leur équivalent physique.

Archivage numérique

Les systèmes de gestion de documents permettent le stockage des documents eux-mêmes ainsi que des versions antérieures. Cela peut aider à suivre les révisions dans le temps et offre un avantage supplémentaire de pouvoir revenir à des documents plus anciens. Cependant, si ces informations ne sont pas organisées et stockées correctement, il pourrait y avoir trop de documents et de versions disponibles, provoquant ainsi un problème de surcharge d'informations pour les utilisateurs.

Emplacement centralisé

Les systèmes de gestion de documents sont un emplacement de stockage centralisé où de nombreux utilisateurs peuvent accéder au document le plus récent et à jour à partir d'un emplacement central. Cet accès facile aux documents prend en charge la collaboration entre de nombreux utilisateurs. L'emplacement centralisé des documents favorise également la distribution facile des documents aux utilisateurs. Cependant, le stockage électronique de documents numériques à un seul endroit peut présenter un risque de sécurité supplémentaire, à moins qu'une sécurité supplémentaire ne soit ajoutée pour protéger le système électronique.

Outils utilitaires supplémentaires

Le stockage et la gestion électroniques des documents au sein d'un système de gestion électronique de documents permettent aux outils utilitaires de fournir des fonctionnalités supplémentaires qui n'étaient pas disponibles dans leur équivalent physique. La recherche dans les documents électroniques est plus facile que la recherche manuelle de chaque document. Cependant, bon nombre de ces outils peuvent être inutiles et peuvent avoir un coût plus élevé que la valeur pour les entreprises.