Étiquette de télécopie

Pour de nombreuses entreprises, l'envoi et la réception de fax sont quotidiens. La télécopie est si courante qu'il est facile de se glisser dans une communication informelle. Suivre quelques étapes simples vous aidera à conserver un aspect professionnel à vos télécopies. La pratique d'une bonne étiquette de télécopie garantira que votre entreprise maintiendra la réputation professionnelle pour laquelle vous avez travaillé si dur.

Envoi de télécopies

Rappelez-vous toujours que la télécopie de documents est un processus commercial. En tant que tel, gardez à l'esprit ces directives de base :

• Incluez toujours une page de couverture, exempte de toute information ou illustration inutile. Incluez sur la page de garde votre nom et vos coordonnées, le nombre de pages (y compris la page de garde du fax), le destinataire prévu et toute autre information pertinente. N'oubliez pas que le destinataire du fax n'est peut-être pas le seul à voir le document, alors assurez-vous que la page de garde du fax reste professionnelle.

• Après avoir transmis votre fax, passez un appel de suivi au destinataire. Cela ne nécessite pas une discussion approfondie sur le contenu du fax. Vous confirmez simplement que le fax a été reçu. Il est approprié dans cette conversation de faire savoir à la personne qu'elle est libre de vous appeler pour toute question de suivi sur les documents faxés à sa convenance.

• Faites preuve de discrétion lorsque vous faxez des informations sensibles ou confidentielles. Si vous envoyez des informations de nature personnelle, appelez à l'avance pour informer la personne que vous envoyez la télécopie à l'avance. Une façon d'éviter ce type de problème est d'utiliser un service de télécopie en ligne. Ces services envoient des fax directement à un ordinateur personnel.

• Soyez prudent lorsque vous envoyez des documents non sollicités. Tous ceux qui travaillent dans un bureau savent à quel point ces publicités pour une assurance maladie à moindre coût et les voyages à prix réduit à Hawaï peuvent être ennuyeuses. Si vous envoyez des télécopies non sollicitées à vos clients, ne le faites qu'en de rares occasions lorsque cela est justifié. Si vous recevez une demande d'un destinataire demandant de ne pas recevoir de tels fax, respectez sa volonté et supprimez-le de votre liste.

Réception de télécopies

Comme pour l'envoi de télécopies, il existe également des règles d'étiquette concernant la réception de télécopies :

• Respectez la confidentialité des télécopies confidentielles reçues. Ne partagez pas avec vos collègues des informations personnelles qui étaient uniquement destinées à votre visualisation.

• Ne laissez pas traîner des fax sensibles là où d'autres pourraient les voir. Traitez les fax comme vous le feriez pour tout autre document confidentiel.

• Si vous recevez une télécopie par erreur, informez-en l'expéditeur en l'appelant. Généralement, il est demandé de détruire tous les fax reçus par erreur.