Comment créer des pages de garde de fax gratuitement

Les télécopies sont des documents clés dans de nombreuses industries, car elles fournissent un fac-similé légal d'une signature. Par exemple, ils servent de documentation légale dans l'industrie de l'import-export, où les parties sont souvent situées à des milliers de kilomètres l'une de l'autre. L'inconvénient des télécopies est qu'elles peuvent facilement se perdre ou être envoyées au mauvais endroit à moins qu'elles ne fournissent des instructions spécifiques aux destinataires. C'est là qu'intervient une page de garde de fax. Les pages de garde de fax peuvent aller d'instructions manuscrites sur une feuille de papier vierge à des formulaires conçus par des professionnels avec le logo de l'entreprise, des espaces détaillés pour les noms, les numéros de téléphone, des cases à cocher pour les détails de base et un lieu pour écrire des instructions. Créer votre propre page de garde de fax gratuitement est un processus simple.

Sources gratuites de pages de garde de fax

Vérifiez votre logiciel de traitement de texte pour voir s'il propose des modèles gratuits de pages de garde de télécopie, que vous pouvez trouver en recherchant des modèles sur votre ordinateur. Par exemple, Microsoft Word fournit des modèles (voir Ressources). Les modèles Microsoft, une fois ouverts, peuvent être enregistrés sur votre ordinateur si vous utilisez Microsoft Word.

Créez votre propre page de garde de télécopie à l'aide de votre programme de traitement de texte et en suivant un format de base.

Écrivez à la main votre propre page de garde de télécopie si vous n'avez pas d'ordinateur à portée de main. Cela fait le travail, mais n'a pas l'attrait professionnel d'une page de garde conçue numériquement.

Format d'une page de garde de télécopie

Mettez le mot "Fax" ou "Fax Transmission Cover Sheet" en grosses lettres en haut de votre feuille. Cela l'identifie comme la page de garde, distincte du document que vous envoyez.

Justifiez les titres suivants dans cet ordre, en sautant une ligne entre chacun : "Date :", "De :", "Sender's Phone:" et "Return Fax Number:" Ils identifient la source du fax afin qu'il puisse être facilement repéré si le destinataire l'attend. Ils contiennent également les coordonnées nécessaires de l'expéditeur.

Sautez deux ou trois lignes et continuez avec ces en-têtes : « À : », « Numéro de fax : » et « Numéro de téléphone : » L'identification du destinataire garantit que le fax parvient à la bonne destination. La saisie du numéro de fax du destinataire permet de saisir plus facilement le bon numéro dans le télécopieur sans avoir à emporter de notes. Le fait d'avoir le numéro de téléphone du destinataire permet à l'expéditeur de passer un appel rapide pour confirmer que le fax a été reçu ou s'il est corrompu lors de la transmission.

Sautez quelques lignes et ajoutez un titre indiquant « Nombre de pages, y compris la couverture : » Indiquer que le nombre de pages comprend la page de couverture élimine la confusion.

Sautez deux ou trois lignes et listez la rubrique « Objet : » C'est ici que l'expéditeur peut expliquer brièvement le document joint.

Mettez l'en-tête « Remarques : » sous « Objet » afin que l'expéditeur puisse écrire des instructions telles que « Remettre immédiatement à Mme Jones » ou « Appelez-moi lorsque vous recevez ceci » ou « Veuillez vérifier ceci, signer et renvoyer par télécopieur ».

Conseils

La clarté est la qualité la plus importante d'une page de garde de fax. Mettez les titres en gras si vous créez la feuille dans un programme de traitement de texte. Si vous écrivez la feuille à la main, imprimez clairement et soulignez les titres.