Comment passer par une ligne de fax occupée

Vous pouvez passer par une ligne de fax occupée afin que les informations et les documents importants parviennent aux personnes à qui vous essayez de les envoyer. Un télécopieur qui reçoit et envoie régulièrement des télécopies ou qui n'a pas été décroché peut envoyer aux appelants un signal d'occupation. Le son de la tonalité d'occupation devient frustrant après plusieurs tentatives pour que le télécopieur réponde. Quelques minutes d'enquête peuvent vous aider à traverser une ligne de télécopieur occupée et vous éviter des heures de frustration.

Faites au moins trois tentatives à cinq minutes d'intervalle avant de récupérer le numéro de téléphone vocal de l'emplacement où vous essayez d'envoyer la télécopie. Recherchez en ligne ou dans l'annuaire téléphonique l'entreprise ou l'emplacement si vous n'avez que le numéro de fax.

Appelez le numéro de téléphone de l'entreprise ou de l'emplacement à l'aide d'un téléphone distinct de votre télécopieur. Expliquez votre difficulté au membre du personnel et demandez-lui de vérifier le télécopieur pendant que vous restez en ligne. Préparez les documents dans votre télécopieur pendant que vous attendez en ligne.

Demandez au membre du personnel si vous devez faire une autre tentative pour envoyer le fax une fois qu'il est revenu à la ligne. S'il dit oui, demandez-lui de rester en ligne pendant que vous essayez. Découvrez si l'entreprise dispose d'une deuxième ligne de fax s'il explique que la première machine a un problème.

Essayez d'envoyer le fax au numéro de fax d'origine ou au nouveau numéro de fax pendant que vous avez le membre du personnel au téléphone. Voyez s'il a d'autres suggestions sur la façon de traverser la ligne de télécopie occupée si cette tentative échoue.

Attendez ou programmez votre télécopieur pour que la télécopie soit envoyée tard dans la nuit ou tôt le matin lorsque l'installation sera fermée ou que les affaires ralentiront. Certains télécopieurs peuvent faire plusieurs tentatives automatiques pour traverser une ligne occupée jusqu'à ce que les documents soient envoyés. C'est parfois le seul moyen de traverser une ligne de fax bombardée.

Conseils

De nombreux télécopieurs stockent les télécopies reçues dans leur mémoire lorsqu'ils n'ont plus de papier. Lorsque la mémoire fax limitée est pleine, l'appareil ne peut pas recevoir de nouvelles informations. Charger l'appareil avec du papier lui permettra d'imprimer les fax depuis la mémoire et de recevoir de nouveaux fax.