Comment préparer un index de mots-clés à partir d'un document Word

La création d'un index de mots-clés à partir d'un fichier Word a plusieurs utilisations. L'une analyse la fréquence de chaque mot non trivial dans un fichier. Vous pouvez utiliser les mots qui apparaissent le plus souvent comme balises pour vous aider à retrouver le fichier plus tard. L'identification des mots les plus fréquents peut également guider la planification de votre moteur de recherche, si vous convertissez un document Word en page Web. Plusieurs outils existent pour créer des index de mots-clés, notamment des applets Web. Mais pour améliorer votre maîtrise de Word et garder ce projet simple, utilisez les outils fournis par Word.

Étape 1

Ouvrez le document Word que vous prévoyez d'utiliser pour l'index des mots clés.

Étape 2

Faites une copie du document en cliquant sur le bouton Office, puis sur le bouton "Enregistrer sous". Tapez "keywords.docx" pour le nom de fichier.

Étape 3

Appuyez sur "Control-H" pour afficher la boîte de dialogue de remplacement. Tapez un caractère d'espacement, " ", dans la zone de texte " Rechercher " et tapez le marqueur de paragraphe " ^ p " dans la zone de texte " Remplacement ". Appuyez sur "Entrée" pour effectuer le remplacement. Cette étape transformera le document en une liste de mots, avec un mot par ligne.

Étape 4

Appuyez sur "Contrôle-A" pour sélectionner tous les mots-clés, puis cliquez sur l'en-tête de menu "Insérer". Cliquez sur l'élément « Convertir » du bouton « Tableau », puis appuyez sur « Entrée » pour convertir la liste en un tableau à une seule colonne. Cliquez sur le bouton "Trier" sous l'onglet "Mise en page" pour trier les mots.

Étape 5

Supprimez tous les mots et caractères en double, communs et non alphabétiques dans la colonne. Par exemple, supprimez tous les « et », « le », « un » et les autres mots contenus dans tous les documents. La liste qui reste après avoir effectué ces suppressions sera la liste des mots clés.

Étape 6

Cliquez au-dessus de la cellule du haut du tableau, puis appuyez sur " Ctrl-C ". Cliquez dans l'espace à droite de la cellule du haut et appuyez sur "Ctrl-V" pour coller un duplicata de la première colonne sur le tableau. Cette étape crée un fichier de concordance, à partir duquel Word peut créer un index.

Étape 7

Enregistrez et fermez le fichier "keywords.docx", puis rouvrez le fichier d'origine à partir duquel vous avez créé le fichier de mots clés. Appuyez sur "Contrôle-Fin" pour passer à la fin du fichier, où vous insérerez l'index.

Étape 8

Cliquez sur l'en-tête de menu "Références", puis cliquez sur "Insérer un index". Cliquez sur le bouton "AutoMark", puis accédez au fichier "keywords.docx" que vous avez enregistré précédemment. Word marquera de manière invisible chaque mot du document qui correspond à un mot du fichier "keywords.docx".

Cliquez à nouveau sur le bouton "Insérer l'index", puis cliquez sur le bouton "OK" pour insérer l'index dans le document. Vous verrez une liste de tous les mots-clés, ainsi que les numéros de page où ils se trouvent.