Comment suivre les fonds affectés dans QuickBooks

Les fonds affectés sont le terme donné aux sommes versées à une organisation à but non lucratif dans un but précis. Une église peut avoir des fonds limités donnés pour construire un bâtiment ou donner à un groupe missionnaire spécifique. Contrairement aux fonds généraux, qui peuvent être utilisés dans n'importe quel domaine jugé nécessaire par l'église, l'utilisation des fonds restreints ne peut pas être modifiée par rapport à l'objectif prévu. Si vous utilisez l'édition à but non lucratif de QuickBooks, il s'agit simplement d'attribuer un type de paiement en fonction du titre « Fonds restreints ». Si vous utilisez les versions plus génériques "Pro" ou "Premier", c'est plus difficile.

Utilisation de la méthode « Suivi de classe »

Étape 1

Activez la fonction « Suivi des cours » dans votre programme QuickBooks. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Modifier" dans la barre de menu supérieure. Faites défiler jusqu'au bouton "Préférences" en bas de la liste et cliquez.

Étape 2

Trouvez l'onglet "Comptabilité". Lorsque la fenêtre "Préférences" s'ouvre, faites défiler jusqu'à l'onglet "Comptabilité" et cliquez dessus. Cliquez sur l'onglet "Préférences de l'entreprise" et regardez dans la partie supérieure de cette fenêtre. Cliquez sur la case "Utiliser le suivi des cours".

Étape 3

Créez une classe pour chaque type de don. Les fonds non affectés seraient tous les dons généraux qui sont utilisés pour le budget des fonds généraux. Les fonds affectés seraient une autre catégorie. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Liste" dans la barre de menu supérieure, faites défiler jusqu'à la "Liste des classes" et double-cliquez dessus.

Ajoutez les nouvelles classes à la liste des classes. Maintenez les touches "CTRL" et "N" lorsque l'écran "Class List" est ouvert. Nommez la première classe, « Fonds non restreints » et cliquez sur « OK ». Pour les fonds restreints, si vous avez plus d'un projet auquel des personnes font des dons, vous pouvez créer une classe parente intitulée « Fonds restreints ». Par exemple, si vous avez un projet de construction et un projet de missions, créez une classe intitulée "Nouveau bâtiment" et une autre intitulée "Missions" et cochez la case "Sous-classe de" pour chacune, puis cliquez sur "Fonds restreints" comme classe parentale.

Utiliser la méthode du compte bancaire

Étape 1

Ouvrez un compte bancaire distinct pour chaque projet de fonds affectés. Créez un nouveau compte bancaire dans QuickBooks pour chaque projet. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Liste » dans la barre de menu supérieure. Faites défiler jusqu'au "Plan comptable" et cliquez dessus.

Étape 2

Maintenez les touches "CTRL" et "N" enfoncées pour ouvrir l'écran "Ajouter un nouveau compte". Cliquez sur le bouton "Banque" puis sur "OK". Nommez le compte en fonction de son objectif : « First Bank - Restricted Funds - Building » ou « First Bank - Unrestricted Funds ».

Étape 3

Créez deux comptes de revenus. Pour ce faire, ouvrez à nouveau le "Plan comptable" et maintenez les touches "CTRL" et "N". Cliquez sur le bouton Revenu et sur "OK". Un compte doit être nommé « Fonds restreints reçus » et l'autre « Fonds non restreints reçus ».

Déposez les fonds affectés sur les bons comptes bancaires. Cliquez sur l'icône "Faire des dépôts", qui ouvrira la fenêtre des dépôts. Inscrivez au nom du donateur, le montant du don et le compte de revenus sur lequel le don est déposé. Cliquez sur "OK" et le dépôt est enregistré.

Utilisation de la méthode du compte secondaire

Étape 1

Créez un compte secondaire pour chaque type de don. Si l'ouverture de plusieurs comptes bancaires n'est pas une option, vous avez la possibilité de créer un sous-compte bancaire pour chaque type de don. Ouvrez à nouveau le "Plan comptable".

Étape 2

Cliquez sur le bouton "Banque" et ouvrez l'écran du nouveau compte. Nommez le compte bancaire « Fonds restreints » et cliquez dans la case intitulée « Sous-compte de ». Cliquez sur le compte bancaire parent que vous utilisez actuellement et attribuez ce "Sous-compte bancaire" à cette banque.

Déposez les dons sur le « Sous-compte » s'ils concernent des fonds restreints. Cela vous permettra de compléter un rapprochement bancaire pour tous les dons donnés et déposés dans un seul compte bancaire. Si le don est à usage illimité, déposez le montant sur le compte bancaire du parent.