Comment utiliser Excel comme base de données

Le même format tabulaire qu'Excel utilise pour stocker des nombres et des formules peut également être utilisé pour créer une base de données consultable contenant des informations pour votre entreprise ou votre usage personnel. Les colonnes d'une feuille de calcul Excel peuvent fonctionner comme les champs d'une base de données qui décrivent les propriétés ou les attributs des informations que vous souhaitez stocker. Chaque ligne de feuille de calcul représente un enregistrement ou une description complète d'un élément dans la base de données. Une fois que vous avez créé votre base de données, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires ou faire défiler vos entrées à l'aide de l'outil Formulaire d'Excel.

Remplissez votre base de données

Étape 1

Ouvrez une nouvelle feuille de calcul vierge à utiliser comme base de données.

Étape 2

Tapez un nom unique pour chaque champ de votre base de données dans des colonnes distinctes. Chaque colonne de la feuille de calcul contiendra quelques informations sur chaque élément que vous stockerez. Par exemple, si vous souhaitez créer une base de données de votre musique avec le titre, le nom de l'artiste, le genre et l'année de sortie de chaque CD que vous possédez, tapez "Titre" dans la cellule A1, "Artiste" dans B1, "Genre" dans C1 et "Année" en D1. Collectivement, les champs représentent une table de base de données.

Tapez les données pour chaque élément de votre base de données. Par exemple, si vous avez un CD Boston Pops 2001 intitulé "Best of Broadway", saisissez "Best of Broadway" dans une ligne dans la colonne "Titres", "Boston Pops" dans la même ligne sous "Artiste", "Broadway" sous « Genre » puis « 2001 » dans la colonne « Année ». Chaque ligne que vous ajoutez à votre feuille de calcul représente un nouvel enregistrement de base de données.

Ajouter de nouveaux enregistrements à l'aide de l'outil Formulaire

Étape 1

Cliquez sur le bouton "Accueil", "Options" puis "Barre d'outils d'accès rapide".

Étape 2

Sélectionnez "Toutes les commandes" dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans".

Étape 3

Cliquez sur "Formulaire", "Ajouter" puis "OK" pour ajouter le bouton Formulaire à la barre d'outils d'accès rapide.

Étape 4

Cliquez sur n'importe quelle cellule occupée dans votre base de données, puis sur le bouton "Formulaire". Excel génère automatiquement un formulaire contenant les champs de votre base de données et son premier enregistrement.

Ajoutez un nouvel élément à votre base de données avec le formulaire. Cliquez sur "Nouveau", tapez les données pour chaque champ du nouvel enregistrement, puis cliquez sur "Fermer".