Comment rédiger une page de garde de télécopie

Les pages de garde de fax sont essentielles lors de l'envoi de fax. Ils permettent de s'assurer que le fax parvient à la bonne personne et informent le destinataire qui a envoyé le fax. Les pages de garde de fax donnent également à l'expéditeur la possibilité de fournir des informations supplémentaires sur ce qui est faxé. La rédaction et la configuration d'une page de garde de télécopie sont simples. Une fois configuré, vous pouvez le réutiliser encore et encore. Tout ce que vous aurez à faire est de renseigner les informations correctes sur le destinataire à chaque fois.

Ajoutez un en-tête en haut de la page de garde du fax. Le papier à en-tête peut être celui d'une entreprise ou d'un particulier. L'en-tête doit inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l'adresse e-mail de l'entreprise ou de la personne.

Indiquez la date à quelques lignes du papier à en-tête.

Écrivez « Nom de la société », suivi de deux points. Écrivez le nom de l'entreprise à laquelle vous envoyez le fax.

Écrivez « À », puis deux points quelques lignes plus bas. Remplissez le nom de la personne qui doit recevoir le fax.

Écrivez « De », puis deux points sur la ligne suivante. Indiquez le nom de l'expéditeur.

Écrivez « Numéro de télécopie du destinataire », puis deux points. Remplissez cette ligne avec le numéro de fax correct où vous envoyez le fax.

Écrivez « Nombre de pages du fax, y compris la page de garde du fax », suivi de deux points. Comptez le nombre de pages que vous faxez et ajoutez-en une pour la page de garde du fax. Entrez ce numéro sur cette ligne. Cela aide le destinataire à s'assurer qu'une page ne manque pas.

Écrivez « Notes », puis deux points. Saisissez toute information supplémentaire nécessaire.