Choses à dire sur votre messagerie vocale

Les appelants peuvent laisser des messages sur votre messagerie vocale pour diverses raisons. Certains des messages peuvent être des rappels amicaux d'informations et de contacts commerciaux importants. Les choses que vous dites sur votre message vocal, qu'il s'agisse d'un message vocal personnel ou professionnel, joueront un rôle important dans le type d'informations que vous recevrez des appelants. Il y a des informations de base que vous devriez toujours inclure sur votre messagerie vocale.

Message sortant

La première chose que vous devez faire en laissant un message sortant est d'identifier votre nom, votre organisation et votre numéro de téléphone. La deuxième chose que vous devez faire est d'aborder votre disponibilité. Par exemple, vous pouvez dire que vous n'êtes pas disponible et donner l'heure et le jour de votre retour. Enfin, détaillez le type d'informations que vous souhaitez récupérer sur la messagerie vocale, comme le nom, la société, le numéro et éventuellement un message. Un message vocal sortant typique pourrait ressembler à ceci : « Je suis Bob Smith de Sampson, Inc. au 555-555-5555. Je ne serai pas disponible avant 16 heures aujourd'hui, mais veuillez laisser votre nom, votre entreprise et votre numéro et je vous rappellerai rapidement. Merci." N'oubliez pas d'être bref et de donner des instructions claires et concises à l'appelant.

Éviter les problèmes

Les appelants peuvent parfois appeler des numéros erronés. En n'indiquant pas votre nom, organisation et numéro de téléphone sur votre message sortant, vous pouvez souvent recevoir des messages qui ne vous sont pas destinés. En indiquant ces informations, vous vous assurez que l'appelant sait qu'il a joint la bonne personne ou qu'il a composé le bon numéro. Vous pouvez ou non encourager votre appelant à laisser un message. Si vous ne les encouragez pas à laisser un message, il vous sera difficile de juger de l'importance de l'appel téléphonique. Si vous recevez de nombreux messages vocaux, ces messages sont importants pour déterminer les appels téléphoniques à retourner rapidement et comment se préparer à l'appel téléphonique de retour. Si vous encouragez les messages, vous devez demander à l'appelant d'être bref ou de résumer le message. Les messages vocaux avec de longs messages explicatifs peuvent devenir encombrants ou ne pas être nécessaires, vous faisant ainsi perdre du temps.

Ajouter une adresse e-mail, des médias sociaux

Étant donné que tant d'informations sont partagées via les médias sociaux, vous devriez probablement envisager d'ajouter des informations de contact en ligne à votre message sortant. Le défi de quitter les contacts des médias sociaux est de faire comprendre à l'appelant où le laisser. Cela peut vous obliger à épeler votre nom et à ne pas supposer que l'appelant le sait. Si vous souhaitez qu'un appelant laisse un message à votre adresse e-mail, vous pouvez dire « Vous pouvez me laisser une adresse e-mail à Bob Smith chez Sampson dot com » ou « Vous pouvez laisser un message à bobsmith chez sampson dot com. Utilisez votre meilleur jugement, mais épeler votre nom et le nom de votre entreprise donne à l'appelant la meilleure chance d'obtenir les informations correctes. Ce n'est pas une bonne idée de mentionner des adresses URL, telles que Facebook ou Twitter, car elles peuvent prêter à confusion. Si vous pensez que ce sont les meilleurs endroits pour vous laisser des messages, dites sur votre message sortant : « Vous pouvez également me laisser un message sur ma page Facebook ».