Avantages et inconvénients du fax par e-mail

Avant que le courrier électronique ne devienne populaire, les transmissions par fax étaient le seul moyen d'envoyer rapidement des communications écrites. Ils pourraient fournir des papiers et des impressions en quelques minutes sur des centaines ou des milliers de kilomètres. Depuis que le courrier électronique est devenu largement utilisé, certaines entreprises ont complètement abandonné les télécopieurs. Néanmoins, les télécopies présentent certains avantages par rapport à la communication par courrier électronique.

Problèmes de papier

Étant donné que les transmissions par fax utilisent du papier et que les e-mails ne le font pas, les problèmes de papier désavantagent la communication par fax. Comme les imprimantes, les télécopieurs peuvent subir des bourrages papier. Contrairement aux imprimantes, ces bourrages papier peuvent se produire dans l'une des deux machines nécessaires pour effectuer une transmission de télécopie. Le document original peut se coincer dans le télécopieur expéditeur, ce qui peut rendre le document inutilisable si le bourrage est suffisamment grave. Du côté de la réception, le papier sur lequel l'impression est imprimée peut se coincer dans le télécopieur, perturbant ainsi l'ensemble du processus. La machine réceptrice pourrait également manquer de papier, et l'utilisateur de ce côté peut ne pas se rendre compte que le papier a disparu pendant un certain temps. Ce retard peut entraîner des communications urgentes sans réponse pendant des heures, voire des jours.

Processus en une étape

L'un des points forts des transmissions par fax se produit lorsqu'une personne a affaire à un document signé ou à un document qui n'existe qu'en version papier. Si cette personne souhaite envoyer le document par courrier électronique, elle doit imager le document avec un scanner ou une imprimante multifonction. L'utilisateur doit ensuite modifier l'image numérisée avant de choisir un emplacement sur le disque dur de l'ordinateur pour enregistrer le document numérisé. Lorsque la personne envoie l'e-mail, le fichier numérisé doit être joint à l'e-mail. En revanche, une personne utilisant un télécopieur place simplement le document dans la machine et appuie sur quelques touches pour l'envoyer au destinataire.

Édition

Les documents envoyés par e-mail peuvent être modifiés par un utilisateur, contrairement aux documents envoyés par fax. Dans les situations où les deux parties collaborent sur un projet, la possibilité de modifier le document facilite cette collaboration, offrant aux deux utilisateurs la facilité d'apporter des modifications rapidement. Si les deux parties sont engagées dans une relation conflictuelle, une transmission par fax peut être plus attrayante. La nature du document de télécopie papier rend plus difficile la modification du document pour diffamer ou manipuler l'autre partie.

Combinaison

De nos jours, de nombreux ordinateurs et imprimantes peuvent envoyer à la fois des télécopies et des e-mails. Cela signifie que les fichiers numériques peuvent être envoyés d'un ordinateur à un télécopieur, où ils sont livrés sous forme de document papier. Ces ordinateurs et imprimantes peuvent également recevoir des transmissions de fax à partir de télécopieurs, offrant les avantages du fax et du courrier électronique.