Procédures de contrôle des documents pour l'ingénierie

Le contrôle des documents est d'une importance primordiale dans un environnement d'ingénierie. Cela s'applique particulièrement aux services qui ont besoin de stocker des documents liés aux méthodes impliquées dans leurs procédures. Du service qui a besoin de mettre en place une procédure pour les nouvelles embauches, jusqu'à la fin du processus de fabrication, il est nécessaire de disposer d'un moyen de contrôler la création, la révision, la qualité et la mise à jour de ces documents.

Formes variées de contrôle des documents

Selon le type d'ingénierie qui est entreprise, la quantité et le style de contrôle varieront considérablement. Par exemple, pour le génie logiciel, il peut y avoir moins de dessins mécaniques mais peut-être plus de diagrammes de processus. Dans tous les cas, il doit y avoir une structure pour le processus.

Certaines prémisses de base doivent être suivies. Premièrement, les documents sont créés par un service émetteur. Ils sont principalement utilisés par ce ministère, et d'autres ministères peuvent avoir leur mot à dire dans le processus. Mais le contrôle global doit être pris par le service émetteur.

Ensuite, un ensemble de documents doit être créé par une équipe de rédacteurs. Les documents doivent être révisés, et donc une équipe de réviseurs doit être mise en place qui a l'autorité de réviser et a la connaissance du sujet pour apporter des corrections et finalement approuver chaque étape.

Procédures d'utilisation normalisées

Des SOP (procédures opérationnelles standard) existent dans toutes les organisations pour formaliser les procédures pour tous les aspects du travail en cours. Il est important de saisir les procédures opérationnelles pour tous les secteurs de l'organisation. Des procédures d'embauche de nouveau personnel aux procédures pour des opérations spécifiques dans une entreprise de fabrication, chaque procédure est importante.

Bien entendu, un service doit être en mesure d'identifier rapidement une SOP spécifique pour une procédure spécifique. Il doit être facile à localiser et il doit être stocké en toute sécurité et ne peut être modifié que dans le cadre d'un processus de contrôle des documents formalisé. Toutes les mises à jour doivent être clairement enregistrées à l'endroit approprié et il doit être clair qui a effectué le changement, la raison et la date et l'heure auxquelles il a été effectué.

La mécanique du contrôle des documents

Un document sera créé à partir d'un ensemble de notes prises lors d'un entretien avec une PME (expert en la matière) et mis sous une forme lisible par un rédacteur technique. Le document sera ensuite envoyé pour examen, où il sera mesuré par rapport à un ensemble de directives standard pour la création de ce type de document. Au cours de la création d'un document comme celui-ci, il passera par de nombreuses personnes différentes qui apporteront toutes leur point de vue unique au processus. Enfin, le document atteindra l'approbation et sera stocké dans un référentiel de documents où toute personne ayant besoin d'y accéder pourra le voir.

À tout moment, une mise à jour du document peut être nécessaire. Si tel est le cas, un contrôle efficace des documents enregistrera toutes les modifications, les raisons de cette modification (par exemple, une mise à jour du micrologiciel) et la personne qui a apporté les modifications. Enfin, tous les documents doivent être soumis à un contrôle qualité ; il s'agira d'une étape supplémentaire conçue pour maintenir la barre haute afin que le niveau des documents ne tombe jamais en dessous d'un certain niveau prescrit.