Comment transférer des données du papier vers l'ordinateur ?

Lorsque vous n'avez qu'une impression d'un long document et que vous devez apporter des modifications, retaper l'intégralité du fichier peut vous faire perdre des heures. Si vous avez un scanner ou un microphone, cependant, quelques alternatives deviennent disponibles. Avec un scanner, un utilitaire de reconnaissance optique de caractères peut convertir une numérisation en un fichier modifiable. Avec un micro, votre ordinateur peut prendre la dictée. Bien que beaucoup plus rapide que la saisie, aucune des deux méthodes ne fonctionne parfaitement, alors vérifiez toujours si votre document contient des erreurs avant de l'envoyer.

Numérisation et OCR

Un scanner numérise le papier dans un fichier image, tel qu'un JPG ou un PDF. Ces fichiers fonctionnent bien pour les photos et les formulaires remplis, mais ne facilitent pas la modification des données. Les programmes de reconnaissance optique de caractères résolvent le problème en convertissant les images numérisées en documents texte normaux. Certains scanners incluent leurs propres utilitaires OCR, tout comme des programmes tels qu'Adobe Acrobat et Microsoft OneNote. Pour exécuter l'OCR sur un PDF numérisé dans Acrobat XI, ouvrez le menu "Affichage", cliquez sur "Outils", choisissez "Reconnaissance de texte" et choisissez le document et les pages à convertir. Dans OneNote 2013, insérez une image, cliquez dessus avec le bouton droit, choisissez "Copier le texte à partir de l'image", puis collez le texte avec "Ctrl-V". Google Drive propose également une OCR automatique, extrayant le texte de tous les PDF que vous téléchargez et ouvrez dans Docs.

Saisie vocale

Windows inclut un logiciel de reconnaissance vocale qui peut saisir des documents à partir d'une dictée. Pour commencer, recherchez et ouvrez « Reconnaissance vocale Windows » sur l'écran de démarrage de Windows 8 et 8.1 ou dans le menu Démarrer de Windows 7. Suivez les instructions de configuration, puis ouvrez un document vierge. Lisez votre papier à haute voix pour l'entrer dans l'ordinateur. La reconnaissance vocale de Windows n'insère pas automatiquement la ponctuation, vous devez donc prononcer chaque signe de ponctuation à haute voix. Certains programmes commerciaux de reconnaissance vocale offrent une forme limitée de ponctuation automatique, mais même avec ces alternatives, vous devez spécifier des symboles moins courants tels que des points-virgules.