Comment adresser un e-mail formel

Soyez prudent lorsque vous adressez un e-mail formel. Lorsque vous êtes impliqué dans une conversation téléphonique, vous pouvez choisir sur le moment ce que vous aimeriez dire ensuite - et comment répondre à un correspondant - les messages électroniques sont envoyés instantanément à l'autre personne sous une forme complète. Les e-mails formels exigent clarté, précision et syntaxe exceptionnelle. La construction de messages électroniques appropriés présente une image professionnelle et garantit que vos communications sont de premier ordre.

Étape 1

Commencez l'e-mail par une salutation formelle. Saluez les correspondants individuels en tant que « M. » ou "Mme." -- mais vérifiez bien le sexe du correspondant s'il a un nom ambigu. Évitez d'appeler une femme « Mlle » ou « Mme », car ces attributs ont des connotations plus spécifiques, aucune d'elles ne pouvant faire référence à votre correspondant. Commencez un e-mail par « Cher Terry », par exemple, si vous n'êtes pas sûr du sexe du correspondant. Adressez-vous à un groupe de personnes avec « Chers chefs d'équipe », par exemple.

Étape 2

Établissez immédiatement une connexion avec le correspondant. Commencez le corps de l'e-mail en déclarant qui vous êtes - si nécessaire - et comment vous connaissez le correspondant. Continuez en expliquant pourquoi vous communiquez avec la personne et pourquoi votre correspondance est importante. Gardez tous les e-mails formels pointus et succincts. Restez toujours sur le sujet et affichez une grammaire et une syntaxe sans faille.

Étape 3

Terminez l'e-mail par « Cordialement », « Meilleures salutations » ou une autre salutation du signataire avant d'écrire votre nom. Incluez vos coordonnées sous votre nom - adresse postale, numéro de téléphone direct, numéro de fax, adresse e-mail et URL du site Web.

Vérifiez l'orthographe de tous les noms et la grammaire avant d'envoyer l'e-mail. Créez un titre court et percutant pour la ligne d'objet - en vous assurant qu'il se rapporte directement au contenu de l'e-mail. "Dublin Park Project Update", par exemple, est un titre fort et simple qui permet au correspondant de savoir que le contenu se rapporte à de nouvelles informations sur une entreprise spécifique.