Comment archiver des fichiers PDF

Étant donné que les formats d'enregistrement électronique changent si rapidement et que les formats de fichier ne peuvent être ouverts que par certains programmes, il y a eu une réticence à s'appuyer sur des logiciels propriétaires pour archiver les documents électroniques. Bien que le format PDF ait été inventé par Adobe, les spécifications de lecture et d'édition d'un document PDF sont disponibles pour les développeurs tiers et les utilisateurs n'ont pas à se fier à Adobe pour ouvrir les documents. Pour cette raison, les archivistes ont commencé à s'appuyer sur le format de fichier PDF/A pour l'archivage des documents électroniques.

Étape 1

Comprenez la différence entre un PDF normal et un PDF/A. Selon l'Organisation internationale de normalisation, PDF/A est un format de fichier basé sur PDF, qui « fournit un mécanisme pour représenter les documents électroniques d'une manière qui préserve leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour créer, stocker ou le rendu des fichiers." Un fichier PDF/A est un fichier PDF permanent formaté de manière à pouvoir être récupéré sous la même forme sur une longue période.

Étape 2

Ouvrez le document PDF que vous souhaitez archiver dans Adobe Acrobat 8.0 ou supérieur ou dans un éditeur de source tiers. Voir Ressources 1 pour une liste complète des logiciels de création de PDF.

Étape 3

Passez en revue les éléments contenus dans le PDF. Pour qu'un PDF soit compatible avec le format PDF/A, il doit être contenu à 100 pour cent, ce qui signifie qu'aucun élément extérieur n'est requis pour que le document soit affiché. Les polices, les images, les graphiques et les couleurs doivent être intégrés au document. Dans Adobe Distiller, cliquez sur Paramètres en haut de la barre de menus et sélectionnez Modifier les paramètres PDF. Ici, vous aurez la possibilité d'intégrer des images et des couleurs de polices. Les éléments vidéo et audio ne peuvent pas être inclus dans le PDF/A.

Étape 4

Saisissez les métadonnées dans le document afin qu'il soit consultable. Les métadonnées PDF incluent des mots-clés, la version du PDF utilisé et le nom du programme qui a créé le document PDF. Pour saisir les métadonnées dans Adobe Acrobat, cliquez sur Avancé à dans la barre d'outils supérieure. Dans le menu déroulant, cliquez sur Métadonnées du document.

Enregistrez le document dans une archive. Une archive peut être un serveur externe sécurisé, un disque dur ou un DVD Gold. Le support sur lequel vous décidez de stocker vos archives PDF dépendra de ce qui est le plus sécurisé dans votre bureau ou votre foyer.