Comment remplir une page de garde de télécopie

Bien qu'il soit difficile à croire, le télécopieur, ou télécopieur, remonte à 1843, lorsqu'il a été inventé par Alexander Bain. Le téléphone ne serait pas breveté avant 33 ans. Même à l'ère des e-mails et de la possibilité d'envoyer des documents par e-mail, il est toujours parfois nécessaire d'envoyer un fax. Une page de garde doit être envoyée avec chaque fax et une page de garde de base est simple à configurer.

Ouvrez le logiciel que vous utilisez pour créer des documents et commencez avec un nouveau document vierge. Vous pouvez utiliser un modèle pour votre fax, mais pour l'instant, vous le créerez à partir de zéro afin de connaître le format de base.

Écrivez « À : » en haut de la page suivi de la personne à qui vous envoyez le fax. S'il s'agit d'une entreprise ou d'une organisation, utilisez le nom de l'entreprise ou de l'organisation après le « À ». Sur la ligne suivante, vous pouvez utiliser « Attn : » suivi du nom d'une personne si le fax doit être envoyé à une personne spécifique au sein de l'entreprise ou de l'organisation. Si vous envoyez le fax à une personne, écrivez simplement le nom de cette personne à la suite du "À".

Incluez le numéro de télécopieur de l'entreprise, de l'organisation ou de la personne à qui vous envoyez la télécopie sous le nom en écrivant « Numéro de télécopie : » suivi du numéro. Cela permet de s'assurer que si le fax se retrouve au mauvais endroit parce que vous avez le mauvais numéro ou que vous avez tapé les mauvais numéros, la personne qui a reçu le fax peut vous informer de l'erreur.

Écrivez le nombre de pages que le fax contiendra, y compris la page de garde. Cette ligne indiquera simplement « Nombre de pages : » suivi du nombre de pages du fax.

Incluez vos coordonnées, telles que votre nom, votre numéro de fax et votre numéro de téléphone, afin que le destinataire du fax puisse vous répondre. Il s'agit de la partie « De : » de la page de garde du fax.

Les parties « À : » et « De : » peuvent être suivies d’une section « Message : » où vous pouvez écrire ce que contient le fax et toute information pertinente concernant le fax. Vous avez maintenant créé une simple page de garde de fax qui contient toutes les informations nécessaires.

Conseils

Ci-dessus se trouve une simple feuille de couverture qui peut être réalisée en quelques minutes. La plupart des logiciels de traitement de texte ont des modèles de fax que vous pouvez utiliser. Si le logiciel que vous utilisez ne dispose pas de modèles de fax, il existe de nombreux sites sur Internet proposant des pages de garde de fax gratuites.