Comment formater pour un fax

Aucun format de fax défini ne convient à toutes les situations. Cependant, suivre certaines directives générales aidera le destinataire du fax à localiser rapidement les informations sur le fax. Ces directives garantiront également que le destinataire n'aura aucun problème lorsque le fax arrivera et que vous éviterez des problèmes lorsque vous l'enverrez.

Gardez votre fax de moins de 10 à 12 pages. De nombreux télécopieurs de petite entreprise ne peuvent pas gérer trop de pages à la fois. Les gros fax bloquent également les lignes téléphoniques partagées avec les télécopieurs. Divisez votre fax en plusieurs lots si vous devez envoyer plus de 10 à 12 pages. Dites au destinataire d'attendre plus d'un fax de votre part.

Ajustez les marges des pages ou la taille de la police pour vous aider à obtenir moins de pages. Cependant, n'oubliez pas que les tailles de police plus petites peuvent ne pas être trop faciles à lire et que les petites marges peuvent sembler peu professionnelles, comme sur un CV. Utilisez au moins une police de 11 points.

Rédigez des télécopies dans un format de lettre commerciale lorsque cela est possible. Les marges doivent être d'un pouce sur les côtés gauche et droit et d'un pouce et demi en haut et en bas, si possible. Espace simple de votre lettre, double interligne entre les paragraphes. Incluez une ligne de date en haut et des blocs d'adresse pour l'expéditeur et le destinataire avant la salutation. Le bloc d'adresse de l'expéditeur passe en premier.

Joignez une page de garde à votre télécopieur. La page de garde ne doit pas nécessairement suivre un certain format de mise en page, mais elle doit inclure les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, le nombre de pages que contient le fax et une ligne d'objet indiquant de quoi il s'agit. Ajoutez également quelques lignes pour tout commentaire personnel concernant le fax. Les informations de contact peuvent inclure les noms de personnes et d'entreprises, les noms de service, les adresses, les adresses e-mail et les numéros de téléphone. La lettre de motivation doit être facile à lire afin que le destinataire puisse rapidement trouver des informations à son sujet.

Évitez d'envoyer des fax avec des graphiques, si possible. Ils prennent trop de temps à envoyer et à recevoir, et ils gaspillent beaucoup d'encre. De plus, ils ne s'affichent généralement pas très bien sur les télécopies en raison d'une impression de mauvaise qualité.