Comment faire une page de garde de fax confidentielle

Vous ne seriez pas le premier professionnel à réfléchir à la meilleure façon de gérer une transmission de télécopie confidentielle. Qualifiez-le de « confidentiel » et vous pourriez involontairement inviter la curiosité et une atteinte à la vie privée de quelqu'un. Sautez-le et les conséquences pourraient être encore pires. Résolvez les deux problèmes en étiquetant bien en évidence votre télécopie comme « confidentiel » sur la page de garde de la télécopie. Ensuite, insérez quelques dents dans l'avertissement de désactivation des yeux en écrivant un message confidentiel en pied de page au bas de la feuille.

Créez un nouveau document dans votre programme de traitement de texte avec des marges de 1 pouce. Insérez le logo de votre entreprise, le cas échéant, en haut de la page.

Centrez le mot « Confidentiel » en caractères gras en haut de la page. Mettez les lettres en majuscule pour mettre l'accent. En dessous et au centre, placez les mots « Fax », « Page de garde de télécopie » ou « Transmission de télécopie » pour une reconnaissance rapide.

Écrivez « Date : » « Heure : » et « Nombre de pages, y compris la page de garde : » sur le côté gauche de la page de garde. Espacez deux fois et écrivez « Destinataire : » « Numéro de télécopie : » et « Numéro de téléphone : » sur des lignes distinctes. Espacez à nouveau deux fois et écrivez : « Expéditeur : » « Numéro de télécopie : » et « Numéro de téléphone : » sur des lignes séparées. Inclure les numéros de fax et de téléphone est un moyen intelligent de couvrir vos bases, surtout si le fax est perdu, égaré ou n'arrive jamais. Si un numéro est incorrect ou si deux numéros sont transposés, vous pouvez corriger l'erreur lors des futures transmissions de fax.

Personnalisez votre page de garde de fax avec une section adaptée aux besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des télécopies à la même personne ou au même service, vous pouvez créer une boîte avec le titre « Informations d'acheminement » ou « Prochaines étapes ». Ou, gardez vos options ouvertes en créant une section « Commentaires » afin que vous puissiez écrire à la main une note ou des instructions, telles que « Veuillez me téléphoner immédiatement pour vérifier la réception de ce fax. »

Écrivez un message de pied de page au bas de la page de garde du fax. Semblable à un avertissement confidentiel que vous voyez sur certains e-mails, ce message doit indiquer que le fax : est confidentiel ; est destiné uniquement au destinataire ; et contient des informations dont la « divulgation, copie, utilisation ou distribution » est interdite. Il devrait également demander que l'expéditeur soit informé d'un reçu erroné – une autre bonne raison de fournir un numéro de téléphone en haut d'une page de garde de télécopie.