Comment rédiger un fax

Alors que le courrier électronique et d'autres formes de communication numérique ont éclipsé le fax en termes de popularité, de nombreuses entreprises et particuliers envoient encore des fax. Les télécopies sont particulièrement utiles lorsque l'on envoie un document signé, lorsqu'un fichier numérique d'un document papier n'est pas disponible et lorsque les expéditeurs ou les destinataires n'ont pas accès à un ordinateur ou un PDA. Une fois que vous avez créé un modèle de fax, vous pouvez l'utiliser encore et encore.

Créez un document de traitement de texte standard de 8 1/2 x 11 pouces avec un bloc de texte horizontal en haut, deux colonnes courtes en dessous et une grande zone de texte sous les colonnes.

Incluez votre numéro de téléphone, votre numéro de télécopieur et votre adresse postale dans le bloc de texte horizontal en haut de votre document. Ajoutez le logo de votre entreprise, le cas échéant, dans le coin gauche du bloc horizontal.

Ajoutez le nom de votre destinataire, le nom de l'entreprise le cas échéant, le numéro de fax et le numéro de téléphone dans la colonne de gauche sous votre bloc horizontal. Écrivez également « Re : » et incluez un objet pour votre télécopie (par exemple, « Commandes du jour » ou « Chiffres des ventes de juillet »).

Écrivez votre nom, nom de l'entreprise le cas échéant, numéro de télécopieur et numéro de téléphone dans la colonne de droite. Incluez le nombre de pages, y compris la page de garde, que vous envoyez. Écrivez la date à laquelle vous envoyez le fax. Si vous envoyez la télécopie à d'autres personnes, ajoutez « CC : » et notez le(s) nom(s) du(des) destinataire(s) et les noms de l'entreprise, le cas échéant.

Incluez tout message supplémentaire que vous avez pour le destinataire dans la case au bas de la page.

Relisez votre document pour les fautes de frappe, les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales, car de telles erreurs peuvent vous faire paraître non professionnel.

Articles dont vous aurez besoin

• Ordinateur avec programme de traitement de texte et imprimante

• Stylo

• Papier

Conseils

Vous pouvez imprimer votre page de garde et écrire votre texte, ou vous pouvez taper vos informations dans votre document de traitement de texte. Ce dernier est préférable, car parfois l'écriture manuscrite ne transmet pas aussi clairement que le texte imprimé.