Tutoriels Quicken pour les débutants

Le logiciel de gestion financière Quicken, avec tous ses choix, instructions et options, peut être écrasant, en particulier pour un nouvel utilisateur. Tout semble également important et tout semble devoir être maîtrisé dès maintenant. Avant de plonger et de commencer le processus d'utilisation des comptes, de création de rapports et de saisie des montants budgétaires, il est important d'apprendre quelques concepts de base qui peuvent vous aider à optimiser Quicken pour vos besoins individuels. L'un des concepts les plus importants à comprendre est de savoir comment utiliser les catégories et les balises pour suivre les transactions de votre compte.

Comprendre les catégories, les sous-catégories et les balises

Une catégorie Quicken est une étiquette, telle que Épicerie ou Ménage, qui définit un large groupe de transactions de revenus et de dépenses. Vous utilisez une seule catégorie par transaction pour suivre comment vous gagnez et dépensez de l'argent. Par exemple, tous les achats d'épicerie, peu importe où vous les achetez, vont dans la catégorie Épicerie et tous les revenus, quelle que soit la source, vont dans la catégorie Revenu.

Utilisez une sous-catégorie pour fournir plus d'organisation et de détails au sein d'une catégorie et pour vous aider à créer un budget. Ceci est particulièrement utile dans une catégorie telle que Auto, où vous engagez plusieurs types de dépenses. La création de sous-catégories pour le carburant, l'entretien et l'enregistrement permet de voir plus facilement où va votre argent.

Les balises sont comme des mots-clés. Ils vous permettent de suivre les transactions au sein et entre les groupes de catégories. Par exemple, si vous souhaitez suivre l'argent que vous dépensez en frais accessoires pour un enfant à l'université, créez une étiquette avec le nom de l'enfant, puis appliquez-la à la catégorie ou sous-catégorie appropriée, telle que Épicerie, Auto : Carburant ou Téléphone : Téléphone portable.

Création de catégories, sous-catégories et balises

Quicken est livré avec de nombreuses catégories intégrées qui couvrent de nombreux éléments standard. Toutes les catégories intégrées ne sont pas visibles dans la fenêtre Liste des catégories, car une grande partie de ce que vous voyez dépend des informations que vous donnez à Quicken lors de la configuration. Avant de créer une nouvelle catégorie, accédez aux catégories intégrées de Quicken et voyez si quelque chose d'approprié s'y trouve déjà. Pour accéder aux catégories intégrées, choisissez « Outils » dans le menu principal, puis choisissez « Liste des catégories ». Cliquez sur le bouton « Ajouter des catégories », sélectionnez les catégories que vous souhaitez ajouter dans le menu sur le côté gauche de l'écran, puis cliquez sur le bouton « Ajouter ». Cliquez sur « OK » pour terminer et revenir à la liste des catégories.

Pour ajouter une nouvelle catégorie ou sous-catégorie, cliquez sur le bouton « Nouveau » dans la fenêtre Liste des catégories, créez un nom pour la catégorie ou la sous-catégorie, fournissez une description facultative et indiquez le type de catégorie, comme Revenu, Dépense ou Sous-catégorie. Si vous choisissez « Sous-catégorie », utilisez la liste déroulante à côté de la sélection pour indiquer le nom de la catégorie principale.

Pour créer une nouvelle balise, choisissez « Outils » dans le menu principal, puis sélectionnez « Liste des balises ». Cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut de la fenêtre et saisissez un nom et une description facultative pour la balise. Ignorez la case « Copier le numéro » car elle s'applique uniquement au suivi des propriétés locatives. Cliquez sur « OK » pour terminer.

Bien qu'il soit possible de créer des catégories, des sous-catégories et des balises « à la volée », ce n'est pas toujours une bonne option, surtout si vous êtes frustré ou si vous essayez simplement de « l'adapter ». En réfléchissant aux catégories, sous-catégories et balises que vous utilisez, Quicken fonctionne mieux et plus efficacement.

Utilisation de catégories, sous-catégories et balises

Utilisez des catégories, des sous-catégories et des balises dans les registres de transactions pour identifier et organiser les revenus et les dépenses. Par exemple, dans un registre de compte courant, après avoir entré le bénéficiaire et le montant du chèque, cliquez sur la liste déroulante sous le nom du bénéficiaire pour sélectionner la catégorie ou la sous-catégorie de la transaction. Tabulez ou cliquez dans la case suivante pour sélectionner la balise appropriée dans sa liste déroulante.

À la fin du mois, exécutez un rapport qui affichera une ventilation des revenus/dépenses par catégorie, sous-catégorie et balise. Par exemple, pour exécuter un rapport de dépenses Quicken standard, cliquez sur « Rapports » dans le menu principal. Sélectionnez « Dépenses », puis « Dépenses par catégorie » pour afficher le rapport et le graphique circulaire qui l'accompagne. Le rapport sur les dépenses est par défaut une liste annuelle, donc ajustez les paramètres de date à vos besoins.