Les avantages de l'utilisation d'un agenda électronique

Les utilisateurs d'applications de journal électronique, une forme de système de gestion d'informations personnelles qui permet aux utilisateurs d'enregistrer des notes et des idées dans un format numérique, bénéficient d'un certain nombre d'avantages par rapport aux anciens formats de journal écrit. Ces changements, qui peuvent aller de la préservation de la sécurité des données à leur caractère hautement public, peuvent s'étendre et aider les agendas électroniques à s'intégrer plus étroitement dans la vie de l'utilisateur.

Sécurité

Les journaux électroniques offrent aux utilisateurs un nouveau niveau de sécurité qui n'est pas disponible dans les journaux physiques écrits sur papier, selon un rapport de l'Université de Surrey. Alors que les personnes qui conservent des notes dans un format physique et écrit doivent cacher ou verrouiller le journal si elles souhaitent maintenir la sécurité, les utilisateurs de journaux électroniques peuvent utiliser un certain nombre de systèmes de sécurité électroniques. Les utilisateurs très basiques avec un faible besoin de sécurité peuvent utiliser un système de mot de passe simple pour empêcher les personnes non autorisées de consulter le journal, mais les journaux contenant des informations très sensibles peuvent utiliser des techniques de cryptage avancées pour protéger les données privées. Certains utilisateurs peuvent coupler ces mesures de sécurité électronique avec la sécurité physique traditionnelle en stockant les fichiers du journal électronique sur un support amovible, comme un lecteur flash, et en sécurisant ce support à l'aide de mesures physiques.

Partage

Alors que certains utilisateurs apprécient les nombreuses options de sécurité disponibles dans les agendas électroniques, d'autres préfèrent partager leurs entrées de journal avec leurs collègues, leur famille, leurs amis ou même le public. Selon le même rapport de l'Université de Surrey, les utilisateurs ayant besoin de socialiser le contenu de leur journal peuvent le faire en utilisant un certain nombre de canaux de communication. Selon l'application de journal spécifique, les utilisateurs peuvent lier leurs entrées de journal avec d'autres utilisateurs du même logiciel ; certaines applications s'interfacent avec des sites de réseaux sociaux, une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de partager rapidement et facilement les données de leur journal avec leurs amis en ligne. En outre, certains utilisateurs peuvent, selon le rapport de l'Université de Surrey, adapter des journaux Web en ligne, appelés blogs, pour les utiliser comme un journal ; la nature publique des blogs permet aux utilisateurs de publier instantanément des entrées à un très large public.

Rappels et planification

Les utilisateurs qui utilisent leurs agendas électroniques pour suivre les événements, une fonctionnalité courante dans les applications de gestion des informations personnelles (PIM), peuvent utiliser la fonction de rappel de l'application pour se souvenir des éléments à venir. Selon la documentation du fournisseur de logiciels PIM Acute Software, certains logiciels de journal électronique rendent l'ajout de rappels aussi simple que de cliquer sur un bouton « Me rappeler » lors de la création d'une entrée de journal. À l'approche de l'événement associé, l'agenda électronique peut déclencher une alarme sonore, afficher un rappel visuel, avertir l'utilisateur par e-mail et même envoyer un SMS sur son téléphone portable.

Modifications et suivi

Selon l'Université de Surrey et Acute Software, l'un des principaux avantages des journaux électroniques permet aux utilisateurs de revenir en arrière et de modifier des informations, de mettre à jour des entrées ou de prendre des notes supplémentaires ultérieurement. Alors que les utilisateurs de journaux physiques doivent s'appuyer sur des notes dans la marge, des gommes ou du liquide correcteur pour apporter des modifications, les journaux électroniques permettent aux utilisateurs d'appliquer rapidement et facilement des modifications en quelques clics. Si l'utilisateur le préfère, l'agenda électronique peut également appliquer un horodatage numérique pour indiquer à la fois quand l'entrée d'origine est apparue et quand l'utilisateur a apporté des modifications ultérieures.