Comment créer un journal à l'aide de Microsoft Excel

Un journal est une feuille de calcul qui suit les transactions dans l'ordre chronologique, au fur et à mesure qu'elles se produisent. Le journal comprend les informations suivantes : la date, le compte et le montant du débit ou du crédit sur ce compte. Les informations de journal facultatives comprennent des numéros de référence (numéros de facture ou de chèque, par exemple) et des notes pour décrire la transaction. Un journal général serait utilisé pour toutes les transactions. Les journaux spéciaux pour des types spécifiques de transactions peuvent inclure un journal des comptes fournisseurs, un journal des comptes clients et/ou un journal de trésorerie. Les informations contenues dans ces journaux spéciaux seraient également inscrites dans le journal général.

Ouvrez un nouveau fichier Excel. Dans le menu, sélectionnez "Fichier". Dans la liste déroulante, sélectionnez "Enregistrer sous". Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom du fichier et cliquez sur « Enregistrer ». Ici, le fichier a été nommé « feuille de calcul des comptes fournisseurs ».

Modifiez la mise en page de la feuille de calcul en sélectionnant "Fichier" dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez « Mise en page ». Dans la fenêtre pop-up, dans l'onglet « Page », section « Orientation », sélectionnez le bouton radio « Paysage ». Sélectionnez « OK ».

Ajoutez des lignes de quadrillage à la feuille de calcul en sélectionnant "Fichier" dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez « Mise en page ». Dans la fenêtre contextuelle, dans l'onglet « Feuille », section « Imprimer », cochez la case « Gridlines ». Sélectionnez « OK ».

Pour imprimer les en-têtes de colonnes sur toutes les pages du journal imprimé, sélectionnez "Fichier" dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez « Mise en page ». Dans la fenêtre contextuelle, dans l'onglet « Feuille », section « Titres à imprimer », entrez « $1 : $1 » dans le champ « Lignes à répéter en haut ». Sélectionnez « OK ».

Formatez la largeur de la colonne en cliquant avec le bouton gauche sur l'en-tête de la colonne, puis en sélectionnant « Format » dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez "Colonne". Dans la liste déroulante, sélectionnez "Largeur". Pour la colonne A, entrez « 10 » pour la largeur. Pour les colonnes B à D, entrez « 20 » pour la largeur. Pour la colonne F, entrez « 30 » pour la largeur. Pour la colonne G, entrez « 15 » pour la largeur.

Dans la première ligne, nommez les colonnes comme suit : A-Date, B-Account, C-Debit, D-Credit, E-Memo, F-Reference. Sélectionnez la première ligne en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur le leader de la ligne (1). Mettez en gras les libellés des colonnes en maintenant enfoncées les touches « Ctrl » et « B » en même temps.

Formatez la colonne « Date » en faisant un clic droit sur l'en-tête de colonne (A). Dans la liste déroulante, sélectionnez « Formater les cellules ». Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez « Date » dans la liste « Catégorie : ». Dans la liste "Type", sélectionnez le format de date souhaité. Ici, le type « *14/03/2001 » a été choisi. Sélectionnez « OK ».

Alignez à gauche la colonne « Compte » en cliquant avec le bouton gauche sur l'en-tête de colonne (C). Sélectionnez « Formater » dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez « Cellules ». Dans la fenêtre contextuelle, dans l'onglet « Alignement », section « Alignement du texte », sélectionnez « Gauche (retrait) » dans le champ « Horizontal : ». Sélectionnez « OK ».

Formatez les colonnes « Débit » et « Crédit » en faisant un clic droit sur les en-têtes de colonnes (D et E). Dans la liste déroulante, sélectionnez « Formater les cellules ». Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez « Comptabilité » dans la liste « Catégorie : ». Sélectionnez « OK ».

Dans la cellule B2, entrez la formule suivante : "==IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2)." Copiez cette formule dans la feuille de calcul.

Au bas de la dernière feuille du journal, inscrivez les informations suivantes : Dans la colonne A, inscrivez l'étiquette « Sous-totaux »; dans la colonne D, entrez la formule "=SUM(D2:D36)", où D36 est la dernière entrée dans la colonne "Débit" ; dans la colonne E, entrez la formule "=SUM(E2:E36)", où E36 est la dernière entrée dans la colonne "Crédit" ; dans la colonne F, saisissez le libellé « Total » ; dans la colonne G, entrez la formule "=D37-E37", où D37 est la dernière cellule de la colonne "Débit" et E37 est la dernière cellule de la colonne "Crédit".

Pour définir la zone d'impression, sélectionnez "Fichier" dans le menu. Dans la liste déroulante, sélectionnez « Mise en page ». Dans la fenêtre contextuelle, dans l'onglet "Feuille", dans la section "Zone d'impression", tapez "A:F". Sélectionnez « OK ».

Au fur et à mesure que les transactions de crédit et de débit se produisent, entrez les données dans les colonnes appropriées sur la prochaine ligne disponible. N'entrez pas de données dans la colonne B ; copiez la formule de la cellule ci-dessus. Cela aligne correctement les informations de compte, en indentant les crédits et en laissant les débits alignés à gauche.