Comment remplir une feuille de télécopie de couverture

Par rapport à la télécopie, l'e-mail est une méthode plus pratique pour obtenir des informations d'un point à un autre. Mais vous ne devriez pas encore éliminer progressivement le télécopieur en tant qu'outil bureautique essentiel. Bien sûr, il y a parfois un appareil bloqué, un signal occupé et une page manquante, mais les télécopieurs valent la peine d'être utilisés et présentent des avantages : des documents plus volumineux peuvent être envoyés, certaines personnes les considèrent comme une forme de communication professionnelle plus professionnelle et les signatures signées sur les télécopies sont légitimes .

Écrivez le nom du destinataire et de l'expéditeur du fax dans les sections À et De de la page de garde du fax.

Écrivez vos numéros de téléphone et de fax dans le numéro de fax et de téléphone approprié. des champs. Ceci est utile dans le cas où le destinataire doit rappeler ou faxer.

Insérez le nombre total de pages incluses dans le fax, y compris la page de garde dans le Nombre total de pages. de pages ou n° de section de la page de garde. Cela indique au destinataire combien de pages il doit s'attendre à recevoir dans le fax.

Écrivez un à trois mots décrivant le but de la télécopie dans la section RE de la page de garde. Incluez un numéro de référence s'il y a lieu.

Remplissez la case appropriée ou encerclez le mot descriptif approprié indiquant l'urgence de la télécopie ou vos souhaits de réponse de la part du destinataire.

La plupart des télécopies incluent des descripteurs de réponse, tels que : Pour examen (aucune action requise), Veuillez commenter (réponse requise), Urgent (traiter immédiatement), Confidentiel (pour certains yeux uniquement) ou Veuillez répondre (réponse requise).

Écrivez toutes les notes ou instructions supplémentaires que vous voudriez que le destinataire lise ou qu'il connaisse dans la section inférieure vierge (Commentaires) de la page de garde du fax.

Insérez la date à laquelle vous envoyez la télécopie en haut de la feuille, après avoir examiné la télécopie et vous être assuré que toutes les sections pertinentes de la page de garde sont complètes.