Comment programmer un télécopieur

La programmation de votre nouveau télécopieur garantit que votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise, la date et l'heure sont inclus avec chaque document télécopié. Ces informations peuvent être inestimables pour votre entreprise si vous faxez des devis clients avec des délais d'acceptation. Bien entendu, l'inclusion de ces informations sur chaque fax rend également vos documents et, en fin de compte, votre entreprise plus professionnels. Les clients avertis d'Internet s'attendent à recevoir des informations rapidement. Par conséquent, l'utilisation d'un télécopieur pour finaliser rapidement les transactions peut augmenter votre clientèle.

Appuyez sur le bouton du télécopieur qui dit « Configuration ».

Utilisez la touche fléchée qui pointe vers la droite pour accéder à l'option que vous souhaitez programmer. Les options sont numérotées.

Choisissez l'option « Configuration de base du télécopieur ». Vous choisissez cela en appuyant sur le bouton "OK" lorsque vous arrivez à cette option en utilisant la touche fléchée droite. À la date et à l'heure, appuyez à nouveau sur "OK".

Entrez la date et l'heure du jour. Utilisez les touches fléchées pour vous déplacer vers la droite ou la gauche, puis utilisez le pavé numérique pour saisir chaque numéro correct. Après avoir entré la date et l'heure correctes, appuyez sur "OK". L'écran peut revenir au mode prêt.

Répétez les étapes précédentes pour revenir à « Configuration de base du télécopieur ». Utilisez votre touche fléchée pour passer à l'étape suivante du programme, « En-tête de télécopie ». Appuyez à nouveau sur le bouton "OK". Utilisez le clavier pour saisir le nom de l'entreprise que vous souhaitez voir apparaître sur chaque télécopie. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur "OK", vous serez invité à entrer votre numéro de fax. Utilisez le clavier pour entrer votre numéro de fax puis appuyez sur "OK".

Répétez les étapes pour revenir à « Configuration de base du télécopieur ». Cette fois, choisissez Rings to Answer et appuyez sur "OK". Si vous utilisez une ligne dédiée uniquement au télécopieur, choisissez la sonnerie « 1 ». Si vous l'utilisez également pour une ligne téléphonique, vous souhaiterez probablement augmenter le nombre de sonneries. Choisissez votre numéro et appuyez sur "OK".

Regardez les autres options situées dans « Configuration de base du télécopieur » pour déterminer si vous devez les modifier. Ils incluent « Taille du papier de télécopie », programmez-le si vous n'utilisez pas de papier ordinaire de 8,5 x 11 pouces. Si vous remarquez que le son perturbe votre travail ou vos clients, modifiez cette option. Si vous vous absentez de la ville et souhaitez que vos fax soient transférés quelque part, utilisez l'option "Fax Forwarding".

Conseils

D'autres options qui n'ont pas besoin d'être programmées mais qui pourraient vous être utiles sont la numérotation rapide. Si vous envoyez fréquemment des télécopies aux mêmes numéros, vous souhaiterez peut-être les entrer dans la numérotation rapide. Les options de configuration avancées incluent des choix de type de sonnerie, des options de recomposition et des options de réduction. Ceux-ci n'ont pas besoin d'être programmés, sauf si votre entreprise a besoin de ces options.