Comment utiliser les cours dans QuickBooks pour les organisations à but non lucratif

La fonctionnalité Classe est l'une des moins utilisées de toutes les fonctionnalités de QuickBooks. La fonction Classe est utilisée de plusieurs manières pour suivre les transactions, les achats ou les ventes en attribuant une autre désignation d'identification à la transaction. Certaines entreprises utilisent des classes pour identifier l'emplacement de la transaction si elle a plus d'un emplacement. D'autres utilisent des classes pour identifier le domaine d'activité dans lequel la transaction a lieu. Par exemple, une entreprise de restauration/restauration peut vouloir attribuer des classes pour désigner les revenus générés par le restaurant et par la restauration séparément afin qu'un compte de résultat puisse être généré pour chaque section de son activité.

Utilisez la fonction de classe pour suivre les programmes

Étape 1

Créez une nouvelle classe pour chaque programme qui génère des dons pour l'association. Cliquez sur le bouton "Listes" dans la barre de menu supérieure. Cela ouvrira la liste des classes. Cliquez sur le bouton "Classe" en bas à gauche puis sur le bouton "Nouveau". De nombreuses institutions à but non lucratif ont plusieurs programmes qui génèrent à la fois des revenus (dons) et des dépenses. Les églises, par exemple, auront des programmes d'évangélisation, de jeunesse et de missions. La création d'une classe pour chacun d'entre eux vous permettra de suivre tous les dons ou cadeaux désignés à chaque programme et de suivre les dépenses liées à chaque programme.

Étape 2

Désignez chaque transaction à la classe particulière à laquelle elle est liée. Pour les dons, la classe serait saisie dans le formulaire de don sur la quatrième colonne à partir de la gauche. Pour les dépenses, la classe serait saisie sous l'onglet Dépenses et dans la dernière colonne de l'écran Écrire des chèques. Par exemple, un membre d'église fait un don de 300 $ aux missions de l'église. Le programme pour les jeunes achète un programme d'études bibliques de vacances de 300 $. La désignation de 300 $ aux missions est inscrite sur le formulaire de don. Les fonds désignés ne peuvent être utilisés pour un programme autre que celui pour lequel ils ont été désignés. L'utilisation de ces désignations gardera ces transactions séparées comme l'exige la loi pour les entreprises à but non lucratif.

Créez des éléments de sous-classe pour plusieurs programmes sous une même classe. Par exemple, le programme de missions plus large peut avoir plusieurs missionnaires soutenus. Sous la classe principale, Missions, créez une sous-classe pour chaque missionnaire individuel. Cela se fait de la même manière que vous avez créé la classe pour commencer. Lors de l'ajout d'une nouvelle classe dans la fenêtre Liste des classes, cochez une petite case pour indiquer s'il s'agit d'une sous-classe. Cela permettra d'avoir un aperçu des totaux attribués aux missions, avec la possibilité de séparer les dons de chaque missionnaire.

Utilisez la fonction de classe pour suivre les emplacements

Étape 1

Créez une classe pour chaque emplacement distinct d'une organisation plus grande, telle qu'une organisation exploitant plusieurs emplacements pour les friperies, les soupes populaires et les garderies pour les pauvres. À des fins de déclaration fiscale, il sera nécessaire de garder une trace minutieuse de chaque emplacement. Pour une organisation avec quatre magasins d'aubaines, les classes peuvent être séparées par une désignation d'un mot qui les distingue des autres (par exemple, Nord, Ouest, Uptown et Downtown).

Étape 2

Attribuez toutes les dépenses au bon endroit. Le loyer, la masse salariale et les services publics sont des exemples de toutes les dépenses que chaque emplacement peut avoir. Si chaque emplacement est le même type d'emplacement (comme une friperie), les dépenses seraient suffisamment similaires pour avoir un fichier d'entreprise QuickBooks et utiliser simplement la fonction Classe pour les distinguer.

Attribuez tous les dons ou revenus au bon emplacement. Dans le cas d'une église, les dons qui entrent ne sont pas en échange d'un bien ou d'un service, comme ce serait le cas dans une friperie. Bien qu'il s'agisse d'une organisation à but non lucratif, une friperie peut considérer les sommes versées pour les biens d'occasion comme des revenus. Cette information peut permettre à l'organisation de prendre une décision appropriée si les dépenses commencent à dépasser les revenus ou les dons.