Qu'est-ce qu'une page de garde de fax ?
Malgré les avancées technologiques en matière de communication électronique, les télécopieurs restent un moyen important de diffusion de documents à partir de 2015. Les pages de garde des télécopies jouent un rôle important en alertant les destinataires sur qui doit recevoir la télécopie et ce qu'elle contient.
Expéditeur et destinataire
L'une des principales fonctions d'une page de garde de télécopie est d'identifier l'expéditeur et le destinataire du document. Bien que les pages de garde soient facultatives, un manque d'informations de contact de base pourrait entraîner la perte de transmissions. Si le destinataire prévu ne récupère pas le fax, l'alerte « Destinataire » sur la page de garde aide le document à parvenir à la bonne personne. De plus, un destinataire de télécopie qui reconnaît le nom de l'expéditeur peut adresser le document plus rapidement. De nombreuses entreprises ont des pages de garde de fax basées sur des modèles avec leurs noms et logos déjà imprimés sur la page.
Détails du document
Une page de garde de télécopie type comporte également une section indiquant la raison pour laquelle la télécopie est envoyée ou des commentaires sur la pièce jointe du document. Cette section est utile lorsqu'un expéditeur se demande si quelqu'un prendra la transmission au sérieux. Si une entreprise soumet une proposition d'offre non sollicitée, par exemple, la page de couverture peut indiquer l'avantage pour le destinataire de lire les documents. Les détails sur les documents peuvent également rappeler au destinataire que les documents télécopiés font suite à une discussion ou à un accord antérieur.
Date et numéros de page
La date de transmission et le nombre de pages envoyées sont également des éléments communs sur la page de garde. Les deux sont importants pour la tenue des dossiers et l'exactitude. Une date sur un fax permet à un expéditeur de prouver qu'il a respecté un délai de soumission particulier. Le nombre de pages du fax est très important pour se protéger des transmissions incomplètes. Une page de garde peut indiquer « 5 pages, y compris la page de garde ». Cela alerte le destinataire que la transmission doit contenir cinq pages au total. S'il en manque, le destinataire peut alerter l'expéditeur du document incomplet.
Détails supplémentaires
Une page de garde de télécopie est également utilisée pour transmettre des informations sur la confidentialité et la sécurité avec certains documents. Les agences gouvernementales, les institutions financières et les bureaux juridiques sont parmi les organisations qui pourraient avoir des déclarations de confidentialité ou de confidentialité sur une page de garde. Cette déclaration alerte le destinataire de la nature délicate de la pièce jointe et aide à garantir la responsabilité dans la protection des documents confidentiels. Les télécopies peuvent également lier juridiquement le destinataire à des exigences contractuelles ou réglementaires. Certaines entreprises utilisent des transmissions par fax pour envoyer des documents de type mémo et n'incluent que la page de garde avec un résumé ou un bref message sur une seule page.
